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Vivimos en una época en la que revisar la bandeja de entrada del correo electrónico cada cinco minutos parece haberse convertido en una costumbre para infinidad de emprendedores, empresarios y trabajadores por cuenta ajena.
Sin embargo, el 90 % de los emails que llegan a nuestra bandeja de entrada o no tienen valor o no son tan urgentes como parece.
Además, y según una prueba llevada a cabo por la compañía FastCo, consultar el correo electrónico dos veces al día es suficiente para estar informados, mantener la cabeza despejada y reducir los niveles de estrés.
En el trabajo dedicamos un 65 % de nuestro tiempo a llamadas, reuniones y correos electrónicos
Revisar la bandeja de entrada del correo electrónico con demasiada frecuencia no es la única acción que puede derivar en un descenso de la productividad en el trabajo.
Y es que, según datos de la consultora McKinsey, a lo largo de la jornada laboral dedicamos nada más y nada menos que un 65 % de nuestro tiempo tanto a emails como a reuniones y llamadas telefónicas.
Lo más curioso es que estas tres tareas son tan necesarias como improductivas debido, sobre todo, a la falta de organización.
Según el emprendedor Tomás Santoro, creador de SumaCRM, cuando estos correos, llamadas y reuniones interrumpen nuestra jornada y hacen que perdamos la concentración se convierten en lo que él llama el “Trío de la Muerte”.
Y es que los estudios revelan que en el trabajo somos interrumpidos 56 veces al día y que a cada parón le dedicamos una media de tres minutos, lo que suma un total de dos horas al día.
A continuación, veremos qué cantidad de tiempo ocupamos en revisar la bandeja de entrada del correo virtual, hacer llamadas y acudir a reuniones y qué podemos hacer para impedir que la productividad descienda.
Los emails
En la actualidad, dedicamos alrededor de un 30 % de la jornada a gestionar correos electrónicos, lo que se traduce en una media de 650 horas al año.
Tal como ha revelado la empresa australiana Atlassian, un trabajador recibe de media 304 emails a la semana, consulta su bandeja de entrada 36 veces cada hora e invierte 16 minutos en volver a concentrarse tras haber revisado los correos.
Si recibes muchos emails a diario también te puede ser ayuda conocer algunos consejos para evitar que el correo electrónico baje tu productividad.
Las llamadas
Ya sean por teléfono o a través de sistemas virtuales como Skype, las llamadas provocan que el trabajador pierda eficacia y concentración.
Aunque no podemos controlar el número de veces que suena el teléfono, sí tenemos la oportunidad de poner en marcha el buzón de voz o de silenciar el móvil cuando necesitemos dedicar toda nuestra atención a una tarea concreta.
Otro consejo que puede ser útil para aprovechar mejor el tiempo en el trabajo consiste en organizar el día de tal forma que podamos dejar un tiempo para realizar todas las llamadas necesarias y devolver aquellas que hayan quedado registradas.
Las reuniones de trabajo
Según datos del instituto tecnológico de ITAM, tan solo el 50 % de las reuniones en la empresa son productivas y, de ellas, únicamente los 30 primeros minutos.
Asimismo, tenemos de media 62 reuniones al mes de las que solo aprovechamos la mitad del tiempo, por lo que 31 horas mensuales son improductivas.
Cómo atender emails, llamadas y reuniones sin que la productividad se vea afectada
Ahora que sabes la cantidad de tiempo que inviertes gestionando la bandeja de entrada, atendiendo llamadas o asistiendo a reuniones, seguro que te interesa descubrir qué puedes hacer para impedir que esas acciones se traduzcan en una bajada de la productividad.
Según explica el equipo de la empresa Adecco, “el problema de la productividad no radica en los distractores a los que está expuesto el trabajador a diario, sino en las herramientas de productividad que pone la empresa a disposición de sus trabajadores”.
En este sentido, el uso de un CRM puede resultar de gran ayuda para empresarios y empleados, ya que se trata de una herramienta que contiene toda la información y conversaciones (emails, llamadas o reuniones) con un cliente en una misma ficha compartida por toda la compañía.
De este modo, se reducen las búsquedas en correos electrónicos o documentos y disminuye el número de llamadas o reuniones para recabar información, lo que puede incrementar la productividad hasta en un 50 %.
Sobre esta herramienta el emprendedor Tomás Santoro ha asegurado que “un CRM soluciona cada una de las tareas de lo que en SumaCRM llamamos el “Trío de la Muerte”, ya que registra toda la información y conversaciones con un cliente ya provengan de llamadas, emails o reuniones.
Cualquier persona de la empresa que entre en la ficha de cada cliente podrá tener todo lo que necesita sin necesidad de perder tiempo buscando la información o solicitándola a algún compañero”.
No hay que olvidar que los CRM también se ocupan de evitar que se trabaje por duplicado, eliminar la incertidumbre en los clientes previendo retrasos y lanzando avisos y facilitar la fidelización de clientes.
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