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Las reuniones improductivas pueden llevar a empleados, empresarios y emprendedores a perder mucho tiempo a lo largo del día.
De hecho, un informe de EAE Business School ha revelado que España solo cuenta con un índice de productividad del 31,5 %, pese a que los españoles pasan una media de 1.695 horas en la oficina.
Planificar reuniones de trabajo que sean realmente productivas resulta de vital importancia para ahorrar tiempo y poder dedicar una mayor cantidad de horas a otras tareas más relevantes.
Es por este motivo que el equipo de Spaces, la nueva oferta internacional de espacios de trabajo, he reunido un total de seis consejos destinados a evitar las reuniones improductivas.
Cómo organizar reuniones de trabajo más productivas
Elegir espacios de trabajo flexible y ser puntual son algunos de los consejos a tener en cuenta para poder acabar con las reuniones improductivas.
Preparar una agenda
Si no quieres organizar una reunión improductiva será fundamental que prepares una agenda que reúna todos los puntos a tratar, ya que se trata de un sencillo gesto que ayuda a no desviarse de los temas que realmente importan.
El espacio de trabajo
En la actualidad, es posible unir, en una misma reunión, a personas ubicadas en diferentes pintos del globo terráqueo gracias a los espacios de trabajo flexible.
Además, las nuevas tecnologías de videoconferencia permiten contar en la reunión con una experiencia sensorial muy conseguida que facilita la comunicación tanto verbal como gestual entre los diferentes profesionales involucrados en el encuentro.
Así lo ha explicado Philippe Jiménez, country manager de Spaces en España, al asegurar que “los profesionales de hoy han cambiado completamente su visión del trabajo y cada vez tienen menos tiempo que perder.
Así como huyen de horarios fijos, quieren trabajar y poder reunirse desde cualquier lugar, porque la tecnología se lo permite.
La nueva forma de trabajar, abanderada por los espacios de trabajo flexible, es la llave para acabar con el presentismo, con el objetivo de aprovechar al 100 % el talento y el potencial de los nuevos profesionales”.
Ser puntual
Llegar a las reuniones de trabajo a la hora acordada y respetar los tiempos fijados para cada tema o cuestión es fundamental para minimizar la pérdida de tiempo.
Exponer los temas de forma transparente
Si quieres evitar las reuniones improductivas también será fundamental que expongas los temas a tratar con transparencia y claridad, lo que impedirá que aparezcan cauces de comunicación alternativos que puedan entorpecer el desarrollo del proyecto.
Asignar las tareas
Asignar tareas a los profesionales implicados es uno de los principales objetivos de las reuniones de trabajo. De ahí la importancia de marcar, durante el encuentro, qué profesionales o equipos serán responsables de cada una de las labores que se establezcan con el fin de facilitar su seguimiento.
Crear un informe después de la reunión
Los emprendedores y empresarios que se proponen prescindir de las reuniones improductivas también deben designar a una persona que se ocupe, una vez finalizada la reunión, de resumir todos los puntos que se han tratado, así como de recopilar las conclusiones a las que se ha llegado.
Ten en cuenta estos consejos proporcionados por el equipo de Spaces si quieres evitar las reuniones improductivas y poder disponer de más tiempo para tu proyecto emprendedor.
Si tienes tu propio negocio también será importante que conozcas algunas estrategias para mejorar la productividad.