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La oferta de herramientas tecnológicas para la gestión empresarial es cada vez más amplia y el número de negocios que opta por su implementación es cada vez mayor debido a las múltiples ventajas que aporta su uso para facilitar tareas en el corto plazo y con resultados a futuro que contribuyen al crecimiento de los negocios.
Sin embargo, aún suelen existir dudas sobre qué es un software administrativo, qué aplicaciones tiene, para qué tipo y tamaño de empresas está indicado y cómo elegir uno que resulte realmente eficiente, así como los beneficios de incorporar uno a la gestión del negocio.
A través de este artículo nos centraremos en resolver estas interrogantes:
Optimizar la gestión de las empresas
La forma más sencilla de definir un software administrativo es referirse a él como una herramienta tecnológica que sirve para optimizar la gestión en las diferentes áreas de la empresa.
Es decir, facilitar los procesos, hacerlos más eficientes, en menos tiempo y así aprovechar los recursos disponibles para la operación.
Se trata de un sistema desarrollado mediante programas informáticos que permite centralizar la información y enlazar todos los procesos estratégicos involucrados en la operación de las compañías: contabilidad, facturación, envío de cotizaciones y seguimiento a clientes, administración de inventarios, transacciones de venta, entre otros.
Funcionalidades de un software administrativo
Debido a que está diseñado para ayudar a la gestión de diversos procesos dentro de las empresas pequeñas y medianas, el software administrativo tiene diversas funcionalidades características de este tipo de negocios.
Enlistamos algunos ejemplos que puedes tener en cuenta a la hora de elegir el programa más adecuado para tu empresa.
Flujo de caja
Permite consultar a diario la liquidez con la que cuenta el negocio para poder cumplir con sus compromisos y el capital que lo respalda para tomar decisiones financieras estratégicas.
Administración de inventario
Un software de inventario sirve para mantener actualizada la información sobre los productos disponibles de forma automática al momento de registrar cada venta.
Control de compras y gastos
Mediante el escaneo de tickets y los comprobantes fiscales, para una contabilización actualizada y llevar una gestión correcta de las finanzas.
Gestión de cobros
Gracias a que permite emitir facturas electrónicas, enviarlas y conciliarlas con los comprobantes de pago correspondientes.
Envío de cotizaciones
Un software administrativo también permite crear cotizaciones mediante plantillas predeterminadas, su envío automatizado y conversión a facturas.
Beneficios de usar un software administrativo
Con todas las aplicaciones que puede tener un software, ahora haremos un recuento de los beneficios que tiene su aplicación.
- Contribuye a tener un control detallado de ingresos, gastos y flujos de caja para contribuir a la salud financiera de la empresa.
- Hacer un monitoreo de los movimientos bancarios mediante un seguimiento a todas las cuentas relacionadas con el negocio.
- Ayuda a agilizar los procesos dentro de empresas pequeñas y medianas para contribuir a su competitividad dentro del mercado.
- Permite optimizar recursos a través de actividades automatizadas que facilitan las tareas a los equipos de trabajo.
- Contribuye a evitar errores humanos relacionados con procesos manuales y repetitivos.
- Tener un inventario actualizado es clave para cumplir en tiempo con los pedidos de los clientes, evitar rezagos y minimizar gastos de almacenamiento.
- Permite tener la información siempre actualizada para facilitar la emisión de reportes solicitados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
- Tener siempre información a la mano y la facilidad de generar reportes por áreas específicas ayuda a tomar decisiones acertadas para la expansión del proyecto.
- Ayuda a realizar cotizaciones de forma eficiente y hacer un seguimiento puntual con los clientes para concretar mayor número de transacciones exitosas.
- Cuando se tiene la información del inventario y los productos disponibles en un software administrativo, su actualización sobre los productos en stock se realiza de forma automática.
- Crear bases de datos de clientes para mejorar el seguimiento y diseñar campañas de fidelización y promociones personalizadas.
- Disponibilidad de la información actualizada y en tiempo real para su consulta cuando sea necesario.
Conclusión
Ahora que conoces las aplicaciones de un software administrativo en las empresas, así como los beneficios de utilizarlo en la gestión diaria, tienes más elementos para tomar la decisión de buscar un sistema de automatización para tu negocio que pueda ayudarte a facilitar los procesos y cumplir con los requisitos fiscales obligatorios.