Consejos para realizar reuniones online con éxito

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Consejos para realizar reuniones online con éxito - Diario de EmprendedoresEl mundo entero ha sufrido cambios debido a la pandemia de COVID-19. Esta situación provocó una transformación radical en la forma de trabajar como la concebimos hasta ese momento.

Las empresas tuvieron que reaccionar con rapidez y adaptarlo todo a la nueva realidad.

Durante esos meses se mostró la necesidad real de aprender a administrar equipos en remoto, intentando mantener una comunicación fluida y efectiva con ellos.

Estas herramientas formaban parte de la rutina habitual de trabajo y se aprendió que las videollamadas son unas grandes aliadas.

Plataformas como Zoom, Google Meet o Teams nos permiten conectarnos con uno o más usuarios a través de audio y video, compartiendo documentos o, incluso, lo que tenemos en nuestra propia pantalla.

Parece que cada vez son más las empresas que están volviendo a la presencialidad de antes de la pandemia, aunque la mayoría siguen contando con medidas de prevención en la oficina y con flexibilidad a la hora de realizar tu jornada laboral teletrabajando.

El entorno de tu casa se convierte en parte de la imagen corporativa y se tiene que tener en cuenta tanto el aspecto técnico, visual y eficiente.

Sin embargo, no siempre es así, y a veces estas reuniones son caóticas e improductivas.

En este artículo hemos reunido los consejos más importantes sobre cómo organizar las reuniones virtuales y hacerlas más fructíferas. ¡Vamos allá!

Cómo hacer las reuniones más productivas

Planificación previa

Al iniciar una videollamada, sigue siendo muy común que no escuches al resto de asistentes, que no vean tu imagen o que no se comparta la pantalla de forma correcta.

Si la llamada es con personas de tu equipo quizás puedas permitirte perder unos minutos para solucionarlo con tranquilidad.

Sin embargo, hay veces que las reuniones son presentaciones con clientes donde cada minuto es decisivo. Es recomendable revisar la velocidad de internet antes de iniciar la llamada.

Para evitar estos inconvenientes que pueden retrasar o arruinar la exposición, lo ideal es que el responsable de la reunión proporcione a los asistentes los pasos a seguir en esa herramienta en concreto.

Esto dependerá de la importancia de la reunión o su finalidad y la frecuencia de uso de la misma. Entre los requisitos principales fundamentales se encuentran probar el correcto funcionamiento del micrófono, los auriculares y la cámara.

Además, se recomienda tener ya instalada la aplicación, actualizada y que la persona esté registrada.

Por último, se deberá revisar estos pasos unos minutos antes del comienzo de la presentación.

Elegir la plataforma adecuada y configurarla

Existen diferentes plataformas en el mercado que ofrecen sistemas de videoconferencia. Las herramientas utilizadas con esta finalidad han evolucionado mucho en los últimos meses, permitiendo compartir documentos, pantalla,  pizarra, chats, crear salas de reuniones paralelas, difuminar tu fondo o parecer que están en un coworking real.

Elegir la plataforma que más se adapte a nuestra situación, las necesidades y las habilidades de los participantes es fundamental para que todo salga a la perfección.

Si te decantas por una en concreto intenta aprovechar todas las posibilidades que ofrece para sacar el mayor partido y que la experiencia de los participantes sea lo más agradable posible.

Cuidar la apariencia y el fondo

Hay que pensar que el estar en casa o de viaje no implica que no estés trabajando. Es decir, tu imagen tiene que ser acorde a lo que quieras transmitir en un entorno laboral.

La vestimenta también es importante en una videollamada para dar la sensación profesionalidad teletrabajando.

La sala en la que se encuentren las personas tendrá que estar iluminada y en silencio. Sobre el fondo se recomienda que sea neutral y que no llame la atención.

No hay que olvidar vigilar la postura que se mantiene durante ese tiempo, los comentarios en voz alta o los gestos.

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Preparar y gestionar los puntos principales

Es importante que los participantes conozcan de antemano el motivo de la reunión, los temas a tratar y los objetivos. Incluso si tienen que preparar material para revelarlo o presentarlo. Hay momentos en los que improvisar es muy mala idea.

Aquí también juega un papel esencial el moderador u organizador de la reunión, pues debe asegurarse de que los discursos no se superponen o que el participante que está hablando tiene el micrófono desactivado.

Llevar el cauce de la videollamada marcando el principio y final de cada punto siguiendo un tiempo es muy necesario para asegurar la efectividad de la conferencia.

Participar y dinamizar

Las reuniones de negocios que no se planifican y moderan adecuadamente, no se pueden desarrollar en una atmósfera comparable a la de una reunión cara a cara.

Las bromas o las conversaciones informales, que son comunes en las reuniones frente a frente, rara vez ocurren.

Para evitar que los trabajadores que llevan un tiempo trabajando desde casa pierdan ese sentimiento de pertenencia y embajador de la empresa, los managers deberán esforzarse para volver a motivar su equipo de trabajo.

Este tiempo, si está bien invertido, puede llegar a ser clave y muy efectivo para aumentar la productividad.

En casos en los que la reunión sea con clientes externos o participantes que no se conozcan se tendrá que reservar unos minutos para que se presenten y se conozcan.

Para generar un ambiente positivo y cercano se pueden hacer reuniones más informales para realizar un quiz de equipo o tomar un café virtual, en estos casos es importante que todos tengan la cámara activada.

Conclusión

Para no alargar las sesiones más allá de lo necesario, donde se hace difícil mantener el interés y la participación de todos, es importante sacar una serie de conclusiones y que sean enviadas al resto del equipo. Si aparecen diferentes temas serán apuntados y tratados en la siguiente videollamada.

Siguiendo estos requisitos básicos y pautas generales para la organización de reuniones, logramos una excelente comunicación y hacemos de la videoconferencia una excelente herramienta para nuestras actividades profesionales.

Debemos ser conscientes de que las videoconferencias han llegado a nuestras vidas para quedarse y hay que aprovechar todas sus ventajas. Las reuniones online pueden suponer un gran ahorro de tiempo y costes para las empresas.

Asimismo, facilitan a sus empleados una mejor conciliación con su vida personal e incrementan la productividad.

No obstante, puede suceder todo lo contrario si no son realizadas de forma eficiente y efectiva. ¿Añadirías algún consejo a esta lista?


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