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Conocer algunos trucos para organizar reuniones más productivas tiene una gran importancia en la vida del emprendedor, ya que aplicarlos le permite dedicar su tiempo a desempeñar labores relacionadas con el impulso y la difusión de su negocio o proyecto.
Además, poner en práctica algunos consejos para organizar reuniones más productivas tiene más importancia que nunca en los tiempos que corren.
Y es que el 41,9 % de las reuniones de trabajo son improductivas, según datos del estudio Meetings at work: perceived effectiveness and recommended improvements.
- 6 consejos para una reunión de trabajo eficaz.
- 3 estrategias para reducir el número de reuniones de trabajo.
Cómo organizar reuniones más productivas
Si tienes tu propio negocio y te has propuesto incrementar la productividad de tus reuniones de trabajo, toma nota de los siguientes consejos:
Solo lo imprescindible
Antes de organizar una reunión laboral, resulta esencial determinar si es realmente imprescindible o si los puntos que la componen se pueden tratar en cuestión de minutos a través de una llamada o una breve videoconferencia.
Planificación
Planificar los detalles del encuentro te ayudará a organizar reuniones más productivas porque serás capaz de establecer los objetivos y de tratar solo los temas imprescindibles, lo que acortará la reunión y te dejará tiempo para dedicarte a otros quehaceres indispensables para el buen funcionamiento del negocio.
Un horario
Cuando convoques a las personas que participarán en la reunión, deja claro cuál será su duración y respeta los tiempos para impedir que se alargue.
En este sentido, también será importante que elijas el mejor momento del día para realizar el encuentro y que, si es posible, convoques a los asistentes a primera hora de la mañana, ya que así dispondrán del resto de la jornada libre para desempeñar su trabajo y no entorpecerás su concentración.
La importancia de la participación
Si quieres organizar reuniones más productivas también será primordial que animes a los asistentes a participar, a manifestar sus dudas e inquietudes y a hacer propuestas.
Solo así podrás dar vida a encuentros enriquecedores que ayudarán a los trabajadores a dar respuesta a sus preguntas y a tener más claras sus metas y objetivos dentro de la empresa.
Libre de teléfonos móviles
¿Está previsto que acudan varias personas a la reunión? Entonces lo mejor será que invites a los participantes a dejar los teléfonos móviles en su escritorio o a ponerlos en silencio para impedir que se produzcan interrupciones que puedan alargar el encuentro y romper la atención.
Un email con las conclusiones
Los emprendedores que apuestan por organizar reuniones más productivas dan por finalizado el encuentro redactando un documento que reúne los datos más relevantes y las conclusiones principales.
Una vez que el acta está lista, se envía por correo electrónico a las personas que han participado en la reunión con el fin de ayudarlas a tener claros los puntos tratados y los próximos pasos a seguir.
Conclusiones
Para organizar reuniones más productivas es esencial que el empresario o emprendedor convoque el encuentro a primera hora de la mañana, respete los tiempos, fomente la participación de los asistentes, evite distracciones, trate solo los temas de mayor importancia y dé por finalizado el evento enviando un email a los empleados donde recopile todas las conclusiones.
Recuerda que en este portal web también te explicamos por qué es tan importante alquilar una sala de reuniones al montar un negocio.