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La organización empresarial es clave para el correcto funcionamiento de un negocio. Un ecommerce, un centro de belleza, un taller o una academia de idiomas…
Sea cual sea el sector al que te dediques o el tamaño de la empresa de la que formes parte es necesario tomar una serie de decisiones que serán el pilar sobre el que se asiente la misma.
En este sentido, emprendedores y pymes deben tener muy claro algunos puntos esenciales del plan de negocio como la estructura, las funciones de cada uno de los empleados o los recursos disponibles.
Todos los departamentos de una empresa tienen que estar implicados y ser partícipes de la organización de la misma, logrando que los flujos de trabajo sean claros, directos, rápidos y transparentes.
El ahorro de tiempo y de recursos, el incremento de la confianza, la mejora de la productividad y el aumento de la motivación de los empleados son solo algunas de las ventajas de las empresas bien organizadas.
Así, los emprendedores también pueden tomar nota de todos los recursos de los que disponen para que su negocio empiece con buen pie, con una planificación sólida y estrategias de organización eficientes que se vean reflejadas en unos buenos resultados.
Te contamos cuáles son las técnicas a aplicar para tener una empresa organizada y que todo vaya según lo planeado.
Ventajas de la organización de una empresa
Los beneficios de la organización de una empresa impregnan todos los rincones de la compañía, desde los directivos a los empleados de cualquier departamento.
Todos ellos notarán las consecuencias de que los procesos sean más ágiles y prácticos no solo en el desarrollo de sus tareas sino en el ambiente general de la empresa. Veamos algunas de las ventajas de la organización empresarial.
- Mejoras en los resultados: más ventas, consecución de objetivos más rápidos, más beneficios…Y todo ello sin alterar notablemente los recursos disponibles.
- Disminución de costes: una buena organización hace que se utilicen los recursos justos y necesarios para cada tarea así como el tiempo invertido en ella. Además, en muchos casos se reducen los residuos y el gasto energético.
- Reducción de los plazos de ejecución de los proyectos: con las tareas planificadas y con las personas correctas designadas para ello es posible ahorrar tiempo y ejecutar mucho de forma más rápida y eficiente.
- Aumento de la productividad: genera mayor motivación de los empleados. Estos se identifican más con la empresa gracias a una información y procesos más claros y transparentes. Por consiguiente, estos son más eficientes y productivos durante su jornada laboral.
- Minimización de errores: está demostrado que con una buena planificación y automatización de tareas se reducen notablemente los fallos y problemas (muchos surgidos del caos, prisas o falta de comunicación).
Estrategias en la organización empresarial
Una vez puesto el foco en todos los beneficios de la organización de una empresa, ¿cómo podemos mejorar en ella? ¿Qué estrategias podemos implementar? Te damos las 3 técnicas esenciales.
Comunicación
Si la comunicación falla en una empresa, tienes un problema. El contacto entre departamentos y entre empleados del mismo departamento tiene que ser fluido, claro. conciso y sin rodeos.
Deben quedar claras las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos en todo el proceso así como las fechas y pasos a dar.
Para ello existen muchas vías de comunicación interna tanto las tradicionales como teléfono o email como los documentos compartidos de Google, los CRM, las Apps o herramientas de comunicación y reunión como Slack, Trello o Microsoft Teams…
Automatización
Hoy en día, con la gran mayoría de empresas en pleno proceso de digitalización, resulta indispensable contar con software que permita automatizar tareas, desde las más simples a las más complejas.
Una de ellas es la contabilidad y la facturación, a la que tradicionalmente los departamentos de contabilidad han dedicado un tiempo que podrían haber destinado a otras tareas más valiosas.
Por eso, en la actualidad encontramos software de facturación electrónica que se encargan del envío y la recepción de una forma rápida y sin intermediarios. Una vía perfecta para lograr una mejor organización y una mayor productividad sin un gran gasto en recursos.
Trabajo en equipo
Si bien es muy importante el liderazgo, el trabajo en equipo es del todo imprescindible para el buen funcionamiento de una compañía.
Tal y como hemos comentado antes, desde la dirección se deben potenciar las estrategias de comunicación horizontales y verticales pero también el trabajo en equipo, la resolución de conflictos y la cooperación.
En este sentido, es importante dejar clara cuál es la jerarquía de la empresa, qué tareas requieren de supervisión y cuáles son autosuficientes.
Por supuesto, también es necesario que tanto el jefe como los empleados aprendan a delegar y confíen en las capacidades de otros compañeros. De este modo, se evitarán muchos malentendidos y las tareas se realizarán con mayor fluidez.
Así pues, la organización de una empresa puede ser el punto diferenciador que le ayude a alcanzar sus objetivos a corto o medio plazo. Invertir en ella tiene que estar entre las prioridades de un buen emprendedor o directivo.