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A pesar de que todo el mundo ha escuchado hablar del trabajo en equipo, pocas son las empresas que realmente trabajan de esta manera.
El problema es que para muchos managers trabajar en grupo es lo mismo que trabajar en equipo y eso claramente no es así.
Existe toda una metodología de trabajo en equipo que debemos aplicar si queremos obtener todos los beneficios que puede aportarnos.
“No somos un equipo porque trabajamos juntos. Somos un equipo porque respetamos, confiamos y nos preocupamos por el resto del equipo” – Vala Afshar (Chief Digital Evangelist Salesforce).
En este artículo vamos a hablar de las cuatro claves del trabajo en equipo y, además, vamos a explicar cómo crear un ambiente en la empresa que fomente equipos de trabajo efectivos.
Cómo crear un entorno favorable para el trabajo en equipo
Hace unos años, Google lanzó el proyecto Aristóteles en el que investigaba el funcionamiento de los equipos más efectivos. La conclusión principal de este estudio fue que, para que el trabajo en equipo sea más efectivo, las empresas necesitan crear un clima de seguridad psicológica.
Es decir, un ambiente en el que los miembros del equipo sepan que pueden hablar, exponer sus preocupaciones, sus debilidades y sus ideas sin ningún tipo de miedo a sufrir represalias.
Si en un equipo los miembros tienen miedo a proponer ideas por si estas contradicen las de sus superiores o por miedo a quedar en ridículo, este equipo no podrá trabajar en equipo realmente y perderá todo su potencial de innovación, agilidad y efectividad.
Por lo tanto, para que un grupo de personas pueda trabajar en equipo, primero tenemos que crear esa seguridad y confianza en la que las personas sientan que no tienen que preocuparse por exponer su forma de ver las cosas tal y como es.
Las cuatro claves del trabajo en equipo
Tanto si tu equipo trabaja en la misma oficina como si tienes un equipo de trabajo remoto, debes tener en cuenta estos cuatro factores a la hora de establecer un buen sistema de trabajo en equipo.
1. Objetivos
Todo el equipo debe trabajar de manera conjunta para establecer unos objetivos comunes hacia los que dirigir el esfuerzo y los recursos.
Sin unos objetivos comunes es fácil que se produzcan desalineamientos en los que las personas no sepan en qué dirección trabajar, se solapen tareas o se produzcan bloqueos.
Establecer objetivos de equipo es una cuestión estratégica pero también de visión e inspiración. Conjuntamente a estos objetivos se deberán establecer unos resultados clave que servirán para determinar si el objetivo se ha cumplido.
Por ejemplo, podríamos crear el objetivo “Conseguir una web que supere las expectativas de nuestros usuarios” y unos resultados clave como “Mejorar en un 10 % la retención del usuario” y “Subir en un 7 % el número de visitantes que se convierten en clientes”.
2. Comunicación
Para que en un equipo todo fluya es necesaria una comunicación constante que permita el traspaso de la información entre todos los miembros de un equipo. La comunicación es un aspecto clave que ha hecho que muchas grandes empresas fracasen.
Si en una gran corporación no fluye la comunicación entre equipos de trabajo o departamentos, es muy probable que esta empresa no sea capaz de seguir evolucionando y adaptándose al mercado.
Un equipo de trabajo efectivo deberá establecer los mecanismos y herramientas de comunicación que le permita transmitir la información a todos los miembros.
Además, gracias a esto, obtendremos una interesante ventaja adicional: mejorará nuestra transparencia como empresa y, por lo tanto, también lo hará la motivación de los empleados.
3. Coordinación
La coordinación es un nivel superior a la comunicación. ¿Cuántas veces has asistido a una reunión en la que se han propuestos muchas ideas interesantes o han surgido tareas que luego nadie ha puesto en práctica? ¡Seguro que a muchas! Esa es la diferencia de la comunicación y la coordinación.
La coordinación es necesaria para que las palabras se conviertan en hechos. La coordinación consiste en determinar y asignar los recursos necesarios a cada proyecto para que este se cumpla con la mayor eficiencia posible (asignar tareas, definir plazos, establecer presupuestos, tomar decisiones…).
Todo esto son tareas de coordinación que los equipos deben tener en cuenta. Sin coordinación el trabajo en equipo deja de funcionar.
4. Ritmo
Por último tenemos el ritmo como factor determinante del trabajo en equipo. Pero ¿qué es el ritmo?. Pues bien, imaginemos para ello a dos empresas diferentes:
- La empresa A tiene los objetivos bien establecidos, se comunica con fluidez y se coordina para realizar las tareas. Pero la empresa A no ha establecido un ritmo. Solo se comunica cuando tiene un problema, solo establece y revisa objetivos cuando se han quedado sin ellos y solo se coordina cuando está perdiendo la coordinación.
- La empresa B tiene también unos objetivos establecidos, se comunica con fluidez y se coordina para realizar las tareas. La diferencia es que la empresa B tiene un ritmo establecido para realizar todo esto. Se comunica de manera recurrente, incluso cuando no hay problemas, se coordina en todo momento, incluso cuando ya están bien coordinados y establecen y revisan objetivos de manera periódica.
¿Qué empresa crees que funcionará mejor? Pues con toda seguridad la empresa B. Al mantener un ritmo en su trabajo son capaces de detectar problemas antes de que surjan, innovar antes de quedarse obsoletos, gestionar mejor los recursos durante la coordinación y tomar las medidas necesarias para conseguir los objetivos cuando estos no van por el buen camino.
El ritmo en las empresas, es igual que el ritmo en la música: es lo que diferencia el ruido de una buena canción y a una empresa exitosa de un desastre en potencia. ¿Cuántas de las cuatro claves del trabajo en equipo conocías y aplicabas ya en tu empresa?