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Iniciar los trámites para crear una empresa puede resultar muy emocionante por el hecho de tener un negocio propio.
Sin embargo, hay aspectos que debes considerar para poder prestar un servicio a tus clientes y evitar sanciones futuras.
En España hay algunas exigencias y requisitos para iniciar cualquier tipo de negocio, y por esta razón consideramos pertinente mencionar cuáles son los aspectos legales que debes tener en cuenta para crear tu empresa.
Es importante destacar que, en estos casos, siempre recomendamos recurrir a la asesoría de un especialista en el área.
Elección de la forma jurídica
Lo primero que debes considerar al abrir una empresa es elegir cuál será su forma jurídica, pues a partir de esta, podrás determinar la naturaleza de la actividad comercial que vas a desempeñar, el alcance de tu proyecto, la cantidad de socios que conformarán la organización y la responsabilidad legal que debes asumir con la ejecución de las operaciones inherentes a la misma.
De la elección de la forma jurídica también dependen las obligaciones fiscales y los trámites contables que debes asumir como persona jurídica, incluyendo, además, la inversión inicial necesaria para constituir la misma.
En caso de que quieras iniciar tu proyecto sin socios, puedes optar por la opción de crear una sociedad limitada unipersonal que limite tu responsabilidad fiscal al capital aportado.
Si por el contrario, deseas asociarte con otras personas, puedes iniciar una sociedad de responsabilidad limitada o una sociedad anónima.
Certificación negativa del nombre
Otro de los elementos fundamentales para crear legalmente una empresa, es obtener la certificación negativa del nombre de tu negocio.
Este documento puedes solicitarlo en el Registro Mercantil Central, a través de la sede online de la institución o remitiendo una carta física y enviarla por correo postal.
Con este documento estarás acreditando a tu empresa con el nombre elegido, es decir, que ninguna otra organización podrá operar comercialmente bajo este nombre, evitando con esto que exista duplicidad, estafas o problemas legales.
Si el nombre que solicitaste se encuentra libre, entonces quedará reservado para tu empresa, por los próximos seis meses.
En este periodo de tiempo debes inscribir la sociedad en el Registro Mercantil Provincial, pues de lo contrario, el nombre quedará libre y otras empresas podrán tomarlo como propio.
Redacción de los estatutos sociales
Los estatutos sociales son aquellos que rigen el correcto funcionamiento de una organización. Los mismos están sujetos a modificaciones posteriores a la creación de la misma, sin embargo, lo ideal es dejarlos asentados en el documento, desde la creación de la empresa, para evitar malentendidos entre los socios.
En los estatutos sociales no solo se encuentra la información básica de la empresa, incluyendo datos como su denominación, el domicilio social, duración de la misma y el objeto social y público, sino que también se debe especificar toda la información concerniente al capital social inicial, la política de participaciones y la división entre los socios.
Otros elementos importantes que se deben incluir en estos estatutos, es la estructura organizativa de la empresa, la forma de votación de las decisiones y cómo se distribuyen los beneficios y pérdidas resultantes de las operaciones.
Abrir la cuenta bancaria principal a nombre de la empresa
Al crear una empresa, uno de los requisitos principales es establecer el aporte de un capital social mínimo.
Esta cantidad depende del tipo de sociedad que vayas a constituir, pero en todos los casos, es obligatorio contar con una cuenta bancaria a nombre de la empresa, y es allí donde debes realizar el depósito de estos recursos.
Para este tipo de trámites o en caso de requerir el servicio de gestoría para solicitar algún financiamiento, es vital contratar a profesionales en el área.
Nuestra recomendación es que recurras a las Soluciones Empresariales de Intrum, ya que es una organización líder en el mercado de gestión de créditos.
Solicita el número de identificación fiscal en la Agencia Tributaria
El número de identificación fiscal es un código único que identifica a tu empresa. Este número debe estar contenido en todos los documentos que vinculen a tu negocio, no solo como parte del soporte de la constitución de la misma, sino también es indispensable para presentar declaración de impuestos y facturación.
Para obtener el NIF, es necesario que completes el modelo 036 solicitado por la Agencia Tributaria. Al hacer esta gestión, recibirás un NIF provisional para poder comenzar a operar y poder facturar.
Transcurridos los siguientes seis meses, te será asignado el NIF definitivo, previo a la presentación de una copia del documento de constitución de la empresa.
Escritura pública de la constitución de la empresa
Si tu empresa tiene varios socios, es necesario que todos acudan ante un notario para firmar la escritura pública de la constitución de la misma.
Además de la firma, debes consignar los documentos que respalden la creación de la sociedad, tales como los estatutos sociales, la certificación negativa del nombre, la certificación bancaria y el depósito del monto correspondiente al capital social. Por supuesto debes incluir la copia de la identificación de todos los socios.
Inscribe a tu empresa en el Registro Mercantil
Después de firmar el documento que asienta la constitución de la empresa, debes registrarla formalmente en el Registro Mercantil, ya que con esto estás dando un carácter legal al acto.
Esto quiere decir que la sociedad se encuentra en plena capacidad jurídica para ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, personas naturales que fungen como inversores y entidades públicas, entre otros.
Para registrar tu empresa, solo tienes que acercarte a la oficina del Registro Mercantil de la provincia más cercana al domicilio de tu negocio y consignar los documentos que respaldan la constitución de la misma.
Este trámite debes hacerlo después de firmar la escritura de la constitución, sin superar los dos meses tras este acto.
Impuesto de Actividades Económicas
El Impuesto de Actividades Económicas es un tributo que deben asumir todas las pequeñas y medianas empresas, incluyendo las personas naturales que ejerzan de forma autónoma.
Por esta razón, es necesario que al abrir tu empresa, tramites el alta en el IAE, a través de la Agencia Tributaria.
Allí debes especificar cuál es la actividad empresarial que va a desempeñar tu sociedad, para estipular el factor que te corresponde pagar.
Si como socio único también funges como administrador de tu empresa, es necesario que te suscribas en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria y en el RETA.
Registro de tu patente y/o marcas
Además de inscribir tu empresa en el Registro Mercantil, es necesario que registres tu logotipo y eslogan en la Oficina Española de Patentes y Marcas, pues de esta manera estarás protegiendo la imagen de tu empresa.
Es importante que tengas en cuenta que tu logotipo o marca representa uno de los activos intangibles de tu sociedad, por lo tanto, es importante que los registres en cuanto sea registrada la empresa, para evitar que otras organizaciones puedan usarla en tu nombre.
Tramita el certificado electrónico
Como ya sabemos, la digitalización de los procesos cada vez es más común en los trámites legales. Por ende, la creación y registro de empresas también son trámites que se encuentran digitalizados.
De esta manera, los socios de las organizaciones nuevas pueden obtener el certificado de creación vía online, para empezar sus operaciones.
Muchos emprendedores y nuevos empresarios han enfocado sus esfuerzos en poner en marcha sus ideas de negocio.
Para lograr el objetivo propuesto, es importante que consideres, que además del capital, es necesario cumplir con los requisitos para formalizar su constitución y poder comenzar a facturar lo antes posible, sin riesgo a tener problemas legales a futuro.
Si no tienes los conocimientos sólidos de cómo hacerlo, te recomendamos solicitar la asesoría de Intrum, la mejor organización dedicada a ofrecer soluciones empresariales.