El modelo de trabajo de los despachos fiscales y contables en España está experimentando una profunda transformación. La digitalización de los procesos administrativos y el uso de plataformas compartidas entre empresas y asesorías están impulsando un nuevo estándar de colaboración que permite reducir significativamente la carga administrativa y mejorar la eficiencia del sector.
Tradicionalmente, gran parte del trabajo de las asesorías se concentraba en tareas manuales como la recopilación de facturas enviadas por correo electrónico o en papel, el registro contable de documentos y la validación de datos antes de los cierres fiscales. Este modelo generaba importantes picos de trabajo en momentos clave del año, especialmente en los cierres trimestrales y anuales.
Hoy, la adopción de plataformas digitales en la nube permite que asesoría y empresa trabajen sobre una misma base de información en tiempo real. En lugar de recopilar documentación al final de cada periodo fiscal, los datos se registran de forma continua desde el origen, lo que reduce errores, evita duplicidades y distribuye la carga de trabajo de forma más equilibrada.
Según datos de Quipu, plataforma de facturación y tesorería utilizada por más de 15.000 autónomos y pymes y más de 1.000 asesorías en España, este modelo colaborativo puede reducir hasta un 60% el tiempo dedicado a tareas administrativas, gracias a la automatización de procesos como la conciliación bancaria, la digitalización de facturas o la generación de informes contables.
“Durante años, gran parte del trabajo de los despachos se dedicaba a registrar información que los propios clientes ya tenían”, explica Roger Dobaño, CEO de Quipu, que añade que “cuando empresa y asesoría trabajan en el mismo entorno digital, esa dinámica cambia por completo. Los datos se registran una sola vez y están disponibles para todos en tiempo real”.
UNA TRANSFORMACIÓN IMPULSADA POR LA DIGITALIZACIÓN DE LA FACTURACIÓN
La evolución hacia modelos de trabajo colaborativo coincide con un proceso más amplio de digitalización de la gestión financiera de las empresas. Solo en 2024 se intercambiaron en España más de 557 millones de facturas electrónicas en el entorno B2B, lo que supone un crecimiento superior al 21% respecto al año anterior, según el último informe de SERES sobre facturación electrónica. La adopción de estos sistemas generó, además, más de 4.300 millones de euros de ahorro en costes administrativos, al reducir el uso de papel, los errores manuales y el tiempo de gestión.
Sin embargo, el nivel de digitalización aún presenta grandes contrastes. Diversos estudios sectoriales señalan que más del 90% de las pequeñas empresas y asesorías sigue utilizando herramientas básicas como hojas de cálculo para gestionar su facturación, lo que limita su capacidad para automatizar procesos o trabajar con información financiera en tiempo real. En este escenario, las nuevas normativas de digitalización de la facturación están actuando como un catalizador del cambio, obligando a muchas empresas y despachos a modernizar sus sistemas.
MÁS PRODUCTIVIDAD EN LOS DESPACHOS DIGITALIZADOS
La adopción de herramientas digitales no solo mejora la gestión administrativa, sino que también tiene un impacto directo en la productividad de los despachos profesionales. Según estimaciones de Quipu basadas en el uso de su plataforma, los despachos que trabajan con sistemas colaborativos pueden gestionar entre un 15% y un 20% más de clientes sin incrementar plantilla, al eliminar gran parte del trabajo manual asociado al registro de facturas o la recopilación de documentación.
Además, la automatización permite ahorrar entre 8 y 12 horas de trabajo administrativo por cliente cada trimestre, un tiempo que los despachos están destinando cada vez más a servicios de mayor valor añadido. “Cuando se automatizan los procesos administrativos, el asesor deja de ser un simple gestor documental y pasa a convertirse en un socio estratégico del negocio”, explica Roger Dobaño, que añade que “cada vez más despachos están ofreciendo servicios como control de tesorería, análisis financiero o planificación fiscal”.
LECCIONES DE EUROPA: EL CASO DE ITALIA Y PORTUGAL
La experiencia de otros países europeos que han implantado sistemas obligatorios de facturación electrónica ofrece pistas claras sobre el impacto de esta transformación. Italia fue uno de los primeros países en introducir la facturación electrónica obligatoria en las transacciones entre empresas mediante el sistema público Sistema di Interscambio (SdI). Desde su implantación, el uso de herramientas digitales en la gestión contable se ha generalizado y ha acelerado la automatización de los procesos administrativos. Portugal ha seguido un camino similar con la certificación obligatoria de los sistemas de facturación, una medida que también ha impulsado la digitalización del tejido empresarial.
En ambos casos, el resultado ha sido una transformación progresiva del papel de los despachos contables. La automatización de tareas repetitivas ha reducido el tiempo dedicado a la introducción manual de datos y ha permitido que los asesores se centren cada vez más en el análisis financiero y el acompañamiento estratégico de las empresas. “Los países que han recorrido este camino antes muestran un patrón muy claro. Cuando la facturación se digitaliza de forma estructural, el rol del asesor evoluciona hacia servicios de mayor valor”, señala el CEO de Quipu.
UN CAMBIO ESTRUCTUAL PARA EL SECTOR
En un tejido empresarial como el español, formado mayoritariamente por pequeñas empresas y autónomos, esta evolución hacia modelos de gestión compartida apunta a convertirse en uno de los principales motores de modernización del sector de los servicios profesionales. Para muchas asesorías, la digitalización no solo representa una mejora tecnológica, sino también una oportunidad para redefinir su modelo de negocio.
“El trabajo colaborativo entre empresa y asesoría es ya una tendencia estructural en el sector”, concluye Roger Dobaño que sentencia que “los despachos que adopten estos modelos no solo serán más eficientes, sino que estarán mejor posicionados para ofrecer un asesoramiento estratégico en un entorno empresarial cada vez más complejo”.