La temporada de verano vuelve a poner a prueba la organización interna de las empresas. Las vacaciones escalonadas, los equipos reducidos y las sustituciones temporales evidencian una realidad que muchas compañías arrastran durante todo el año y es que buena parte de la información crítica sigue dependiendo de personas concretas y no de sistemas documentales bien organizados.
Contratos, expedientes, propuestas comerciales, documentación técnica, facturas, procedimientos internos o versiones actualizadas de documentos pueden quedar dispersos entre correos electrónicos, carpetas compartidas, plataformas colaborativas o repositorios personales. Esta situación, que durante el año puede pasar desapercibida, se agrava en verano, cuando localizar una información concreta puede depender de que el empleado que la gestiona esté disponible o no.
Según estimaciones internas de OpenKM, hasta un 42% de las incidencias documentales detectadas en empresas durante periodos vacacionales están relacionadas con la dificultad para localizar documentos, identificar la versión correcta o reconstruir el estado de un expediente pendiente. Además, la compañía calcula que una organización mediana puede perder entre 6 y 8 horas semanales por departamento en tareas vinculadas a búsqueda, verificación o duplicación de información.
“Las vacaciones actúan como una prueba de estrés para la gestión documental de las empresas. Cuando una organización depende de que una persona concreta sepa dónde está cada documento, no tiene un sistema eficiente, sino que tiene una dependencia invisible”, explica Gaspar Palmer, CEO de OpenKM.
LA FALSA EFICIENCIA DE AUTOMATIZAR PROCESOS MAL DOCUMENTADOS
En los últimos años, muchas empresas han acelerado sus inversiones en automatización, inteligencia artificial y digitalización de procesos. Sin embargo, OpenKM advierte de que incorporar tecnología sin resolver antes la calidad, estructura y trazabilidad de la información puede generar una falsa sensación de eficiencia.
Automatizar un proceso no garantiza que ese proceso sea correcto. Si la información de partida está duplicada, desactualizada, incompleta o repartida entre diferentes sistemas, la automatización puede multiplicar errores, acelerar decisiones mal fundamentadas o trasladar las ineficiencias existentes a nuevas herramientas digitales.
“Automatizar el desorden no elimina el problema, solo lo hace más rápido. Antes de incorporar inteligencia artificial o flujos automatizados, las empresas deben asegurarse de que la información sobre la que trabajan es fiable, accesible y está correctamente gobernada”, señala Gaspar Palmer.
EL COSTE ECONÓMICO DEL CAOS DOCUMENTAL
El desorden documental tiene un impacto directo sobre la productividad, aunque rara vez aparece reflejado de forma explícita en los balances. Cada búsqueda infructuosa, cada documento duplicado, cada versión incorrecta utilizada en una reunión o cada decisión tomada con información incompleta supone una pérdida acumulativa de tiempo y recursos.
Según datos internos recopilados por OpenKM en proyectos de gestión documental, cerca del 35% de las empresas analizadas reconoce no contar con un criterio homogéneo para clasificar y actualizar documentación crítica, mientras que un 28% admite haber duplicado tareas o retrasado decisiones por no localizar a tiempo información relevante.
Durante los meses de verano, este problema se intensifica. La ausencia temporal de responsables clave obliga a otros empleados a asumir tareas sin disponer siempre del contexto necesario, lo que puede ralentizar aprobaciones, retrasar entregas, duplicar gestiones o afectar a la relación con clientes y proveedores.
LA IA NECESITA INFORMACIÓN ORDENADA PARA GENERAR VALOR
La llegada de la inteligencia artificial ha hecho aún más evidente la importancia de la calidad documental. Los sistemas inteligentes, desde buscadores avanzados hasta asistentes basados en IA generativa, dependen directamente de la información que analizan.
Si los documentos no están actualizados, clasificados o correctamente versionados, las respuestas generadas por estas herramientas pueden ser incompletas o poco fiables. Para OpenKM, la gestión documental deja así de ser una cuestión meramente administrativa para convertirse en un elemento estratégico dentro de cualquier proceso de transformación digital.
“La inteligencia artificial puede ayudar enormemente a las empresas, pero no puede compensar una mala gobernanza de la información. Cuanto mejor estructurado esté el conocimiento de una organización, mayor será el retorno de sus inversiones tecnológicas”, apunta Gaspar Palmer.
EL VERANO COMO TERMÓMETRO DE MADUREZ DIGITAL
La temporada estival permite medir de forma muy clara el nivel real de madurez digital de una organización. Las empresas que cuentan con repositorios documentales centralizados, control de versiones, permisos definidos y procesos claros pueden mantener su actividad con mayor continuidad, incluso con equipos reducidos.
Por el contrario, aquellas que dependen de carpetas personales, correos electrónicos o conocimiento informal suelen experimentar más incidencias cuando parte del equipo no está disponible. “Una empresa digitalmente madura no es la que más herramientas utiliza, sino la que consigue que su información esté disponible para quien la necesita, cuando la necesita y con las garantías adecuadas. Esa diferencia se nota especialmente en periodos como el verano”, concluye el CEO de OpenKM.
En un contexto en el que las empresas buscan mejorar su productividad y obtener mayor retorno de sus inversiones en automatización e inteligencia artificial, el control documental se consolida como una pieza clave. No se trata solo de almacenar documentos, sino de transformar la información corporativa en conocimiento accesible, fiable y útil para la toma de decisiones.