La inteligencia artificial (IA) ha dejado de ser una promesa para convertirse en una realidad operativa en la mayoría de las empresas. Sin embargo, su adopción masiva ha traído consigo un nuevo fenómeno silencioso: la avalancha documental. Cada modelo generativo, cada automatismo y cada flujo de trabajo basado en IA produce millones de archivos, versiones y documentos derivados. El resultado es un crecimiento exponencial de información no estructurada que muchas organizaciones ya no pueden gestionar de forma eficiente ni segura.
“La IA está generando conocimiento, pero también ruido. Cada documento creado por una herramienta inteligente añade complejidad si no existe un sistema que lo clasifique, relacione y elimine cuando deja de ser útil”, explica Gaspar Palmer, CEO de OpenKM, que añade que “estamos ante un reto invisible que afecta directamente a la productividad y al cumplimiento normativo de las empresas”.
LA NUEVA SOBRECARGA DE INFORMACIÓN
Según un estudio de IDC, el 80% de los datos empresariales actuales son no estructurados, y su volumen se duplica cada dos años. A este ritmo, la IA no solo acelera la creación de contenido, sino también el desorden digital.
Correos electrónicos, informes, imágenes, versiones automáticas y archivos generados por asistentes de IA se acumulan en servidores y nubes sin control. Este desbordamiento informativo está llevando a muchas empresas a perder trazabilidad, seguridad e incluso control sobre la propiedad de sus propios datos.
“El problema no es la IA, sino la falta de gobernanza sobre la información que genera. Sin un sistema de gestión documental sólido, las empresas se arriesgan a decisiones basadas en datos incompletos o duplicados”, añade Gaspar Palmer.
LA CRÍTICA NECESIDAD DE UNA GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE
Ante esta nueva realidad, OpenKM propone un enfoque integral que combina inteligencia artificial y gestión documental, convencida de que el reto no es generar más información, sino estructurarla, auditarla y asegurar su ciclo de vida completo, desde su creación hasta su eliminación certificada. Este modelo permite a las organizaciones mantener control total y trazabilidad sobre sus documentos, saber quién accede, modifica o comparte cada archivo y garantizar así la integridad de la información. Además, su sistema de gestión de versiones automatizada evita el caos de duplicados y asegura que siempre exista una única versión válida.
En materia de seguridad y cumplimiento, OpenKM aplica cifrado, autenticación y auditorías conforme a normativas como el RGPD o la CCPA, ofreciendo una protección robusta para los datos sensibles. A ello se suman capacidades avanzadas de búsqueda inteligente, que emplean algoritmos de IA para localizar documentos por contenido, contexto o metadatos, sin importar su formato. Finalmente, su arquitectura escalable e integrable permite la conexión fluida con otras plataformas empresariales o sistemas de inteligencia artificial mediante APIs y SDKs, garantizando una interoperabilidad ágil y segura.
DE LA ACUMULACIÓN AL CONOCIMIENTO ÚTIL
El desafío no es solo técnico, sino estratégico. Según Gartner, el 60% de las organizaciones carecen de políticas efectivas de gobernanza documental. Esto significa que gran parte del conocimiento empresarial se encuentra disperso, inaccesible o duplicado, lo que impacta directamente en la productividad y en la capacidad de innovar.
“La gestión documental ya no es una cuestión administrativa, sino una cuestión de inteligencia corporativa. Las empresas que controlan su información pueden entrenar mejor a sus modelos de IA, tomar decisiones más rápidas y reducir su exposición a riesgos legales”, subraya Gaspar Palmer.
MIRANDO HACIA EL FUTURO
La avalancha documental de la IA no se detendrá. De hecho, se intensificará con el auge de los copilotos digitales y los sistemas de IA generativa integrados en herramientas de trabajo cotidianas. Para Gaspar Palmer, la solución pasa por unir IA y gestión documental bajo un mismo marco de control.
“La inteligencia artificial necesita estructura, contexto y seguridad. No basta con generar más información: hay que saber dónde está, quién la usa y cuánto tiempo debe conservarse. Solo así podremos hablar de verdadera transformación digital”, concluye el CEO de OpenKM.