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La gestión de una empresa debe ser rigurosa para contribuir al éxito futuro. Dentro de la idea de una buena gestión se incluye una buena contabilidad, que debe proveer información fiel y actualizada de la empresa. Sin embargo, llevar la contabilidad es algo complejo y que requiere atención al detalle, mucho más en una empresa nueva, donde hay varios procesos por definir.
Por eso, a continuación repasamos algunos consejos para agilizar la contabilidad de tu empresa en 2023.
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad consiste en registrar las transacciones que hace una empresa y que afectan a sus finanzas. Su origen se remonta a civilizaciones antiguas y ha evolucionado mucho, consolidándose en una manera de llevar las cuentas de un negocio con líneas bastante definidas.
La contabilidad en una empresa puede ser financiera, fiscal o administrativa, según el propósito que se quiera conseguir y la audiencia que revisará la información. Sea cual sea el objetivo de la información, esta debe cumplir características como ser una representación fiel, ser relevante, comparable, verificable y comprensible.
¿Por qué es importante la contabilidad en un emprendimiento?
La contabilidad permite registrar los ingresos y gastos de la empresa, de manera que se pueda tener un mejor conocimiento de la información. En general, las cuentas de la empresa se clasifican como activos, pasivos, capital, ingresos y gastos, lo que permite categorizar cada transacción de la empresa.
Al ser un lenguaje universal, la contabilidad permite que cualquier persona con conocimientos contables pueda evaluar una empresa, detectar errores en los registros y mucho más. De esté modo, se puede evaluar el rendimiento de la empresa basado en sus números y tener un mejor control de lo que ocurre en ella.
¿Por qué es importante llevarla de manera digital?
Tener la contabilidad al día de la empresa permite tomar decisiones basadas en la información actualizada y evita problemas fiscales o administrativos. Una manera de conseguirlo es a través de la digitalización, es decir, a través de un sistema contable que permita automatizar la contabilidad de la empresa, de modo que las transacciones se puedan hacer de manera eficiente.
Un sistema contable automatizado puede agilizar el control de inventario, hacer los registros de los asientos contables rápidamente y permite obtener los estados financieros actualizados de manera rápida. Esto representa una ventaja sobre la contabilidad manual, si bien esta puede dar buenos resultados por ser una práctica contable, tenderá a ser menos productiva y podrá retardar algunos procesos o hacerlos más propensos a errores.
7 consejos para agilizar la contabilidad de tu empresa
Veamos a continuación algunos consejos que pueden ser de gran utilidad para mejorar la contabilidad de tu empresa:
Establecer políticas contables claras
Un factor clave para que la contabilidad de un negocio funcione de manera ágil es tener las políticas contables claras, de modo que las decisiones puedan tomarse rápidamente y no tener que plantear caso a caso cómo se registrará alguna transacción.
Por ejemplo, si se compra un activo, es necesario tener claro cómo se registrará la depreciación y definir los procedimientos con todos los demás activos y transacciones que puedan requerir algún tratamiento especial. Esto permitirá que cuando llegue el momento de hacer la transacción, se sepa lo que se debe hacer y se pueda hacer rápidamente, permitiendo tener agilidad en el proceso contable.
Esto también aplica para los parámetros del sistema contable. En caso de tener uno, es de gran ayuda para la velocidad del registro de la transacciones y la calidad de la información, que el sistema se ajuste según los parámetros requeridos.
Implementa un programa de contabilidad
Probablemente una de las mejores formas para agilizar la contabilidad de una empresa sea a través de la implementación de un programa para automatizar la contabilidad. La contabilidad manual, aunque es viable, es una solución arcaica y que puede dar lugar a muchos problemas. Entre las dificultades encontramos registros erróneos, lentitud, dificultad para auditar y muchos más.
Por tanto, es mejor optar por implementar un programa contable que permita registrar las transacciones de manera electrónica y automatiza un gran cantidad de procesos que tomarían mucho tiempo si se hacen de forma manual.
Por ejemplo, un programa de contabilidad es capaz de automatizar los registros en el libro diario y su paso al mayor, logrando generar estados financieros de manera automática. De igual forma, algunos permiten tener acceso al historial de registros, sabiendo quien hizo la transacción, facilitando el proceso de auditoría.
Planifica los pagos de la empresa (impuestos y obligaciones)
Una buena gestión financiera será clave para el éxito de una empresa. Tener dinero disponible, es decir, liquidez para hacer los pagos es importante para que una empresa pueda cumplir con sus obligaciones.
Algo que ayudará a agilizar la contabilidad de un negocio y evitará dolores de cabeza, es tener una buena planificación en las obligaciones, bien sea por pasivos, como el pago del préstamo bancario, o el pago de impuestos a tiempo.
La idea es que logren ir de la mano la toma de decisiones con la información financiera, sabiendo la cantidad de dinero que se debe tener para cada momento de efectuar pagos.
Respalda la información
La información contable de una empresa es sensible, por lo que debe estar protegida para que algún hacker o software malicioso pueda obtenerla o dañarla. Así, se podrá cuidar la continuidad del negocio y que se siga haciendo la contabilidad de la empresa de manera fluida.
Por otro lado, es importante tener respaldo de la información, ya que en caso de que esta se pierda, se podrá recuperar el registro o el historial contable de la empresa. Esto es de suma relevancia, ya que en algunos casos se pueden auditar transacciones pasadas y es responsabilidad de la empresa ofrecer esa información cuando sea requerida.
Contar con personal capacitado
La contabilidad en una empresa puede requerir que más de una persona trabaje en ella. Por eso, es importante contar con personal cualificado para hacer las actividades a tiempo y de manera correcta.
La idea será que puedan avanzar con mayor rapidez por saber hacer el proceso contable de la empresa y que sean menos propensos a cometer errores. Además, corregir un error contable en una empresa demanda tiempo e incluso puede tener consecuencias negativas, como ocasionar pérdidas.
Establecer un control interno que no retrase las operaciones
El control interno en una organización es clave para garantizar su funcionamiento. Este consiste en un conjunto de reglas o medidas que se encargan de supervisar el correcto funcionamiento y que se cumplan todos los procesos.
Sin embargo, es importante que el sistema de control interno no sea un obstáculo para los procesos de la empresa, incluyendo la contabilidad, ya que podría generar retrasos.
Por ejemplo, supongamos que solo una persona tiene acceso a la cuenta del banco de la empresa y no está disponible, esto como parte del sistema de control interno con el objetivo de proteger el dinero de la empresa. Si bien puede ser seguro, el problema es que retrasará el avance de la contabilidad de la empresa hasta que no se pueda tener acceso al banco.
Es por ello que al diseñar un proceso de control interno, se debe tener en cuenta las consecuencias que puede tener a nivel de eficiencia la aplicación del mismo.
Registrar todas las transacciones
Uno de los puntos que debe cumplir la información financiera es que debe ser representación fiel de la empresa. Para cumplirlo, se deben registrar todas las transacciones que la empresa hace, ya que estas pueden tener un efecto sobre su rendimiento.
Por otro lado, dejar de registrar una transacción puede tener consecuencias severas, ya que en caso de descubrirse, la empresa y sus directivos pueden ser fuertemente sancionados. Para evitar esto, especialmente en un emprendimiento, lo más recomendable es buscar ser transparente en la contabilidad del negocio.
Contabilidad ágil, negocio ágil
Tal como hemos visto, la contabilidad juega un rol clave en la empresa, tanto en la toma de decisiones, como en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. Es por ello que si se toman las medidas necesarias para que el departamento contable sea más ágil, la empresa se podrá ver beneficiada con una mayor productividad.