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¿Sabes cuándo un gasto es deducible o no? ¿Tienes claro cómo recuperar el IVA gracias a la factura simplificada? Si perteneces al equipo de administración y finanzas o eres un emprendedor de pies a cabeza debes tener muy claros ciertos aspectos.
En este artículo te enseñamos las claves para saber todo sobre la gestión del IVA y sacar ventaja competitiva para tu negocio.
Las empresas, profesionales y autónomos tienen el derecho a deducir el IVA que han pagado en productos y servicios relacionados con su actividad. Pero ¿cuándo hablamos de IVA deducible?
El IVA soportado es el que la empresa abona al adquirir cualquier bien o servicio y puede dividirse en dos categorías: IVA deducible e IVA no deducible.
Para que el IVA soportado sea considerado deducible tiene que cumplir estas condiciones: ser un gasto relacionado con la actividad económica desarrollada, estar correctamente justificado y estar debidamente registrado en la contabilidad de la compañía.
Recuperar el IVA de una factura simplificada
La factura ordinaria y la simplificada se diferencian en base a su contenido y finalidad. Por un lado, la factura ordinaria, que es la que se usa con más frecuencia y que documenta una operación comercial, debe tener todos los datos acerca de la operación que se lleva a cabo.
En cambio, las facturas simplificadas son lo que anteriormente denominábamos “tique” y los elementos indispensables para que se pueda considerar factura simplificada son: que incluya los datos del expedidor, los bienes entregados y la contraprestación total.
Las facturas simplificadas suelen tratar cantidades pequeñas pero reflejan situaciones de gasto común. Se pueden expedir cuando la operación realizada tenga un valor inferior a los 400 euros (IVA incluido) o cuando deba expedirse una factura rectificativa.
La Agencia Tributaria remarca que solo se puede desgravar el IVA justificado mediante facturas completas en las que esté desglosado y detallado. La ley marca que ni las facturas simplificadas ni otros documentos sustitutivos como albaranes u hojas de pedido podrán usarse para desgravar el IVA.
Pero respecto a las facturas simplificadas existe una excepción: gestionar una factura recapitulativa. Si como empresario detectas que te sería interesante desgravar unos tiques, puedes pedir al establecimiento emisor que te realice una factura recapitulativa que te agrupe todos los tiques correspondientes y que sustituya esas facturas simplificadas, según consta en los artículos 6 y 7 del Real Decreto 1619/2012 aprobado por el gobierno español.
Cómo deducir el IVA de los gastos no deducibles
Hay muchos gastos que, al ser propios de la actividad empresarial, podrían ser deducibles pero que acaban no siéndolo porque no cumplen con algunos de los requisitos formales: la carencia de algún dato básico, la presentación de justificantes fuera de plazo, facturas no validadas o errores en la contabilidad.
Por suerte, existe una solución para convertir en deducibles estos gastos. Es el conocido proceso de rectificación y consta de cinco fases: seleccionar y digitalizar los justificantes, agrupar los gastos por proveedor y por espacio temporal, realizar facturas rectificativas, validar los gastos por parte de los proveedores y, por último, elaborar un libro de registro del IVA para archivar y ordenar toda la documentación.
Beneficios de recuperar el IVA para la empresa
Algunos piensan que no vale la pena gestionar la rectificación de las facturas para deducir el IVA de los desplazamientos de empresa porque creen que el esfuerzo que supone no compensa.
Pero dependiendo de la empresa y de la cantidad de los viajes realizados por los empleados durante el año, esta cantidad puede ser considerable, pudiendo ayudar a mejorar la rentabilidad y a equilibrar los presupuestos.
El beneficio más evidente y directo de gestionar la recuperación del IVA es sin duda el económico. Hay que recordar que estamos hablando de deducir un IVA de un 21 % (o 10 % dependiendo del IVA aplicable en cada gasto).
A nivel financiero, la deducción del IVA supone tener que pagar menos en liquidaciones de IVA, ya sean mensuales o trimestrales. Esto representa una mayor liquidez para la empresa y un aumento de autofinanciación, lo que mejora el ratio de endeudamiento.
Otro beneficio palpable es la mejora de procesos. La verificación de gastos es una oportunidad empresarial para detectar oportunidades de mejora y de ahorro, así como rectificar problemas o errores en los procesos. Además, la gestión del IVA deducible también permite detectar posibles casos de fraude interno.
¿Todavía te estás preguntando si vale la pena deducir el IVA de los gastos realizados durante los viajes profesionales? Sin duda, la respuesta es sí: mejora la situación financiera de la empresa, los procesos organizativos y el control operativo en las actividades de los empleados.