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Cómo evitar que el correo electrónico derive en una disminución de la productividad

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Consejos para evitar que el correo electrónico derive en una disminución de la productividad - Diario de Emprendedores

El correo electrónico llegó a nuestras vidas hace ya 40 años y, aunque supuso una auténtica revolución, el envío de emails tiene ventajas y desventajas para los  empresarios y los emprendedores.

Y es que, a día de hoy, miramos la bandeja de entrada alrededor de 40 veces al día, según reveló un estudio llevado a cabo por Rescue Time.

No obstante, y a pesar de la gran cantidad de tiempo que dedicamos a mirar el correo electrónico y a responder mensajes, rara vez disponemos de horas suficientes para dejar la bandeja a cero.

Sobre este aspecto el emprendedor Tomás Santoro, CEO de SumaCRM, señala que “la razón es que el email no fue creado para la colaboración y, como el trabajo suele ser en equipo, hace que la comunicación se complique”.

El fundador de SumaCRM, un CRM español que ya cuenta con más de mil clientes de pago y de 21.000 que usan la versión gratuita, asegura que el uso del correo electrónico deriva en un total de tres problemas principales:

  • Reduce la productividad, en especial cuando dedicamos buena parte del día a comprobar si alguien ha escrito un correo para pedir o enviar información.
  • Impide que los comerciales puedan  seguir todas sus ventas a causa del gran volumen de clientes que suelen manejar.
  • Eterniza los  tiempos de respuesta, lo que se traduce en una mal servicio de atención al cliente.

Por su parte, el equipo de la consultora americana  McKinsey asegura que las pymes dedican el 65 % del tiempo a contestar emails, llamadas o reuniones, lo que implica que se destine la mitad del tiempo a tareas rutinarias y que tan solo el 50 % pueda dedicarse a realizar el trabajo en sí. 

Sin embargo, la solución no está en dejar de usar el correo electrónico o en evitar las distracciones a las que estamos expuestos día tras día, sino en recurrir a las  herramientas idóneas.

A pesar de que son muchos los emprendedores que piensan que emplear un Excel puede ser una buena solución, Tomás Santoro afirma que “el Excel, a pesar de ser súper útil, no fue concebido para la  colaboración en equipo por lo que, aunque soluciona el problema de manera inmediata, genera miles de inconvenientes al poco tiempo; mientras el  Skype o Slack tiene el gran problema que tienen todos los chats, ¡las interrupciones!”.

Por eso el emprendedor propone a empresarios y emprendedores que aprovechen los  beneficios de un CRM, una herramienta que cada vez está más presente en las pequeñas y medianas empresas.

Consejos para evitar que el correo electrónico derive en una disminución de la productividad - Diario de Emprendedores

De hecho, y tal como ha argumentado Tomás Santoro, “hoy en día  una de cada tres pymes utiliza un CRM y las estimaciones son que dos de cada tres lo hagan antes de 2020”.

Pero, ¿qué ventajas aportan este tipo de herramientas? Pues que se encargan de eliminar la falta de comunicación interna, ya que las tareas se guardan de forma única, y evitan que se acumulen miles de emails perdidos en la bandeja de entrada. 

De este modo, al usuario no se le escapa nada y puede saber no solo cuáles son sus tareas, sino también qué labores debe realizar el resto del equipo, lo que  incrementa la productividad en un 50 % y hace que las ventas aumenten una media de un 30 %.

Si quieres aumentar la productividad también será interesante que conozcas algunos consejos para organizar la oficina.


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