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La comunicación de las empresas con sus clientes es importante. Tanto si somos autónomos como una PYME, debemos tener un modo de contacto constante con nuestros clientes.
Además, en el caso de que contemos con empleados, la comunicación interna también deberá ser óptima. Las grandes empresas siempre han usado centralitas, unos sistemas que requieren una gran inversión inicial y un presupuesto mensual para su mantenimiento.
En la actualidad, contamos con opciones mucho más asequibles que pueden dar excelentes servicios, como es el caso de la telefonía IP.
¿Qué es la telefonía IP?
La telefonía IP se puede definir como una tecnología basada en VoIP, o lo que es lo mismo, Voice Over Internet Protocol. Esta tecnología se encarga de transformar la voz y el audio en general en paquetes de datos para que, de esta forma, puedan ser enviados a través de internet.
Podemos afirmar, por tanto, que con esta tecnología lo que se consigue es establecer comunicaciones a través de internet sin necesidad de disponer de una centralita conectada a una red telefónica.
Como podemos entender, esto cuenta con muchas ventajas. Algunas son bastante visibles, como poder contestar llamadas en cualquier lugar en el que tengamos acceso a internet.
Otras no lo son tanto, como el ahorro económico o incluso la capacidad de tener una auténtica centralita, como las grandes empresas, pero sin ese coste.
Ventajas de la telefonía IP para la pequeña empresa
Una de las cosas que más convence de la telefonía IP es que las pequeñas empresas pueden beneficiarse de una serie de ventajas que, hasta el momento, solo eran posibles en las grandes compañías con centralita.
La telefonía IP permite crear lo que conocemos como centralitas virtuales. Estas centralitas virtuales pueden incorporar todos los servicios que incluiría una centralita convencional.
Entre ellos, se pueden destacar las llamadas en espera, la marcación automática o la redirección de llamadas. Además, también se pueden crear conferencias e, incluso, incluir opciones de chat dentro nuestra página web.
Lo cierto es que las funciones y servicios de una centralita IP superan en creces a los que se dan en un sistema de centralita telefónica convencional.
Las empresas que ofrecen este servicio de manera habitual incluyen mejoras para sus clientes, como es el caso de CeCubo.com. ¿Lo mejor de todo? Que cuesta muchísimo menos, por lo que es un coste perfectamente asumible por pequeñas empresas.
Mejorar la imagen frente a los clientes
Sin lugar a dudas, una de las ventajas más interesantes es que todos estos servicios hacen que una empresa tenga una mejor imagen frente a sus clientes.
Una pequeña empresa puede dar la sensación de ser una empresa de mayor tamaño, mejor organizada y más seria gracias a la telefonía IP.
No solo aumenta la buena imagen, sino que, además, permite ofrecer una atención al cliente. Se pueden evitar grandes esperas al teléfono simplemente con grabaciones que salten al pasar unos segundos, si nadie puede atender la llamada, para indicar que una vez sea posible se devolverá la llamada.
Telefonía IP para favorecer el teletrabajo
La telefonía IP también favorece el teletrabajo. Pensemos en que este tipo de tecnología permite atender una línea de teléfono en cualquier lugar en el que se cuente con internet.
Así, será posible contactar con los clientes en la oficina, pero también desde casa o incluso en otro punto en el que se esté realizando las operaciones de la empresa.
Una pequeña empresa que cuente con varios trabajadores podrá estar conectada sin problemas desde casa, teletrabajando.
Esta tecnología permite servicios tan interesantes como agendas individuales y colectivas, centros de conferencias, división por grupos y departamentos o servicio de Fax, llegando estos al mail en formato PDF.
Una instalación sencilla
Como ventaja extra, hay que señalar que la telefonía IP no es una tecnología que requiera de una instalación costosa, ni en tiempo ni en dinero. Podrás recibir y emitir llamadas desde el ordenador y desde cualquier dispositivo móvil.
No obstante, es interesante saber que esta tecnología no obliga a utilizar ningún aparato de una marca concreta. Es posible conectar cualquier dispositivo con el que contemos, siempre que tenga conexión a internet.
Es posible que tu empresa esté creciendo, incluso en este punto es interesante, ya que la telefonía IP no tiene límites de extensiones o líneas.
No será necesario cambiar la centralita on-line en el caso de que añadamos más dispositivos. Además, se puede conectar cualquier móvil a la centralita virtual siendo una extensión más.
Un buen soporte técnico
Evidentemente, al escoger una empresa de telefonía IP tenemos que fijarnos en aspectos clave como el servicio técnico.
Las averías pueden poner en peligro nuestra comunicación con los clientes, por este motivo, será esencial escoger una empresa que pueda dar una respuesta rápida.
Si es posible, una empresa que nos ofrezca una copia de seguridad de nuestro sistema, pudiendo conectar cualquier otro ordenador con esta copia en cuestión de segundos.
Tampoco te puedes perder nuestro post sobre la importancia de las copias de seguridad para las pymes.