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3 estrategias para reducir el número de reuniones de trabajo

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3 estrategias para reducir el número de reuniones de trabajo - Diario de EmprendedoresVer una agenda llena de reuniones es, a día de hoy, muy común en una amplia variedad de empresas.

Sin embargo, el Instituto Tecnológico Autónomo de México (ITAM) ha demostrado que tan solo la mitad de las reuniones de trabajo son productivas.

Además, las realmente productivas únicamente lo son durante media hora y las reuniones laborales improductivas cuestan a las compañías más de 37.000 millones de dólares al año.

También es importante tener en cuenta que, según un reciente estudio, el 37 % del tiempo de los trabajadores se emplea en reuniones, mientras que el 91 % de los empleados admite soñar despierto durante este tipo de actos.

Por todo ello podemos afirmar que las reuniones improductivas impiden que emprendedores y empleados puedan incrementar la productividad laboral y, además, hacen que las empresas pierdan mucho dinero.

Cómo reducir el número de reuniones de trabajo

Los datos que acabamos de desvelar hacen que reducir el número de reuniones de trabajo sea de lo más necesario para emprendedores y empresarios.

El equipo de SumaCRM, un CRM sencillo y útil localizado en la nube y pensado para las pequeñas empresas, ha puesto a nuestra disposición un total de tres estrategias para tener una menor cantidad de reuniones en el trabajo.

Implantar metodologías ágiles

La inmensa mayoría de reuniones de trabajo que tienen lugar en las entidades españolas se organizan con el objetivo de orientar al equipo o mejorar procesos.

Una forma de disminuir la duración y hacer que sean más productivas se centra en aplicar metodologías ágiles como, por ejemplo, los Daily Standups.

Se trata de un tipo de reunión diaria que se hace de pie y que tan solo dura 15 minutos, ya que su misión no es otra que responder a un total de tres preguntas: ¿qué hice ayer?, ¿qué voy a hacer hoy? y ¿qué me bloquea?

Otra opción es apostar por la Retrospectiva, una reunión / ceremonia que dura alrededor de una hora y que se celebra cada 15 días.

En ella, los participantes responden a tres preguntas como equipo: ¿qué hemos hecho bien?, ¿qué hemos hecho mal? y ¿qué acciones hay que hacer para mejorar lo que hicimos mal?

Escribir un email que describa los problemas que se quieren resolver

Es frecuente que los trabajadores de una empresa reciban correos electrónicos donde se les pide una reunión para abordar un asunto determinado.

Una manera de reducir el número de reuniones de trabajo se centra en pedirles que redacten un email que recoja los problemas que se quieren resolver en la reunión y el detalle de cada uno de ellos.

Este sencillo gesto hará que muchas de las reuniones laborales previstas no se lleven a cabo porque se podrá encontrar una solución al problema antes del encuentro.

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Emplear un CRM

La consultora McKinsey & Company ha revelado que los empleados dedican el 65 % del tiempo en el trabajo a reuniones, llamadas y correos electrónicos, lo que deja muy poco tiempo a la productividad.

El equipo de Adecco asegura que la solución pasa por utilizar un CRM, es decir, una herramienta que organice los clientes, haga el seguimiento de las ventas y guarde de manera automática todas las conversaciones con un cliente, ya sean emails, llamadas o reuniones.

Esta última funcionalidad permite que todos los empleados puedan acceder al histórico de conversaciones y que no sea necesario organizar reuniones de trabajo para recopilar la información que está en los ordenadores de los demás.

Tal como ha señalado el emprendedor Tomás Santoro, CEO de SumaCRM, “con estas tres estrategias evitarás muchas reuniones. Y ojo, porque de una reunión suele salir otra reunión. Así que lo mejor es tomar una decisión ya de decir “no” a las reuniones”.

Si quieres ser una persona más productiva tampoco te puedes perder el post en el que te damos 7 consejos para trabajar en remoto y disfrutar de la vida al mismo tiempo.


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