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¿Quieres disponer de una oficina sin papel? Sigue estos consejos

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¿Quieres disponer de una oficina sin papel? Sigue estos consejosCada vez son más las personas, empresas y emprendedores que se preocupan por la protección del medio ambiente y que se suman a la “despapelización”.

Un proceso que permite cuidar al planeta, ahorrar dinero y aumentar la productividad y la eficiencia; por lo que no es de extrañar que esté llevando a multitud de empresarios y emprendedores a subirse al carro de la oficina sin papel.

Y más en los tiempos que corren, ya que estamos viviendo una época en la que las nuevas tecnologías y los soportes digitales permiten que disponer de una oficina sin papel sea más sencillo que nunca.

Además, y según datos proporcionados por varios estudios internacionales, el 90 % de las tareas típicas de las empresas giran en torno a la búsqueda y distribución de documentos en papel y el 30 % del tiempo de los empleados se dedica a encontrar dichos documentos.

Cabe destacar, asimismo, que el 85 % de los documentos son de un solo uso, que el 60 % están obsoletos y que el 50 % son copias de otros, lo que hace aún más necesario el proceso de “despapelización”.

El emprendedor Lluís Soler Gomis, uno de los últimos empresarios que se ha sumado a la “despapelización” y que también es el impulsor del reto empresarial IronBusiness, asegura que “es posible contar con una oficina sin papel aplicando algunos trucos y contando con las herramientas adecuadas”.

Trucos para disponer de una oficina sin papel

El emprendedor Lluís Soler Gomis destaca un total de tres consejos que puedes seguir si quieres tener un despacho sin papel y sumarte a la “despapelización”.

Disponer de ordenadores en las salas de reuniones

Tal como ha explicado Soler Gomis, “en muchas ocasiones usamos el papel para tomar notas o llevarnos datos e ideas que vamos a defender en grupo. Si contamos con un ordenador conectado a un monitor, esto no será necesario”.

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Una única impresora

El emprendedor Lluís Soler Gomis también ha dejado de manifiesto que “hay veces que tenemos la impresora tan cerca y nos es tan fácil darle a imprimir que abusamos del papel. Si solo hay una impresora y el acceso es desde un único ordenador, el número de impresiones baja drásticamente”.

Tener pizarras

“Es común tener la necesidad de anotar cosas para que nos entiendan para luego pasarlas a la nube o porque en ese momento no las podemos memorizar.

Si contamos con pizarras podemos utilizarlas y, si es algo realmente importante, luego le haces una fotografía con el móvil y te lo guardas. Es fácil y no daña al medio ambiente”.

También es importante tener en cuenta que, en la actualidad, existen multitud de herramientas y softwares que permiten organizar la información en la nube y que ayudan al emprendedor a disponer de una oficina sin papel y a sumarse a la “despapelización”.

¿Quieres disponer de una oficina sin papel? Sigue estos consejos

Así lo ha explicado Soler Gomis al afirmar que “el uso de aplicaciones y softwares de gestión es totalmente imprescindible para no tener que usar papel.

No obstante, debemos ajustarnos a unas pocas que nos sean útiles. Intentar utilizar todo lo que ofrece el mercado sería un error. Para mí son de gran ayuda Trello, para la gestión de mis tareas y la del resto del equipo; Evernote, para tomar notas y mi lista de ToDo’s; y Google Drive, para compartir y almacenar documentos, hojas de cálculo, imágenes…”.

Recuerda que, si eres emprendedor, contar con una oficina sin papel te dará la oportunidad de cuidar el medio ambiente, incrementar la productividad y ahorrar dinero.

Si quieres conocer mejor al emprendedor que te ha proporcionado los consejos que acabas de conocer no te pierdas esta entrevista al emprendedor Lluís Soler Gomis.


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