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6 consejos para una reunión de trabajo eficaz

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6 consejos para una reunión de trabajo eficaz - Diario de EmprendedoresAcudir a una reunión de trabajo es de lo más habitual en la vida del emprendedor.

El problema aparece cuando este tipo de encuentros acaparan casi la totalidad de la agenda del día.

Y más aún si tenemos en cuenta que, tal como demostró el Instituto Tecnológico Autónomo de México (ITAM), solo la mitad de las reuniones de trabajo son productivas.

No obstante, hacer al menos una reunión al día suele ser necesario para coordinar los equipos de trabajo, conocer el estado de los proyectos y conseguir que las tareas se desarrollen a la perfección.

Por suerte, existen técnicas, herramientas y estrategias que permiten organizar una reunión de trabajo eficaz y extraer el máximo partido a esta clase de encuentro.

6 claves para organizar una reunión de trabajo eficaz

El emprendedor Aritz Urresti es el CEO de la compañía goalboxes, un experto en productividad y el creador de Las Cajitas del Éxito.

Se trata de un libro donde el autor ofrece varias claves para encontrar el equilibrio entre la vida personal y la profesional aprendiendo a priorizar tareas y a gestionar el tiempo.

En esta ocasión queremos compartir contigo un total de seis consejos para una reunión de trabajo eficaz proporcionados por el emprendedor Aritz Urresti.

Saber por qué has convocado la reunión

Si quieres organizar reuniones de trabajo eficaces será fundamental que el primer paso se centre en preguntarte por qué has convocado la reunión.

Ten en cuenta que el encuentro es un medio para alcanzar unos objetivos, no un fin en sí mismo.

Hecho esto el siguiente paso será decidir cómo la llevarás a cabo y si la harás presencial, por teléfono o por videoconferencia. Una vez que tengas claro estos puntos ya podrás elaborar una planificación previa.

Definir unos objetivos claros

Define muy bien el objetivo o los objetivos de la reunión de trabajo si no quieres que se disperse y se alargue en exceso.

Intentar que la reunión de trabajo sea lo más eficaz posible

Si quieres organizar una reunión de trabajo eficaz, establece unas metas previas y decide qué tienen que llevar los asistentes al encuentro.

Establecer un orden del día

Fija los puntos a tratar y asigna un tiempo concreto a cada uno de ellos para impedir que la reunión acabe siendo demasiado larga.

Ten en cuenta, asimismo, que es esencial que las reuniones de trabajo empiecen y terminen a la hora acordada, ya que solo así es posible conseguir que sean realmente productivas.

6 consejos para una reunión de trabajo eficaz - Diario de Emprendedores

Extraer las acciones a llevar a cabo

Decide qué personas llevarán a cabo las diversas acciones que tendrán lugar durante la reunión y el tiempo que se destinará a cada una de ellas.

Hacer un seguimiento

Son muchas las ocasiones en las que los asistentes a una misma reunión de trabajo realizan interpretaciones completamente diferentes sobre lo que se ha tratado.

Si quieres evitar que esto ocurra, puedes enviar una nota a los asistentes destacando las decisiones acordadas.

No olvides que, si te has propuesto organizar una reunión de trabajo eficaz, también será interesante que eches un vistazo al siguiente vídeo protagonizado por Aritz Urresti:

Recuerda que la eficacia de las reuniones de trabajo dependerá de cómo se organicen y que resulta vital medir los resultados para saber si se está yendo por el buen camino.

A través de este blog también te explicamos por qué es importante alquilar una sala de reuniones al montar un negocio.


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