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Cada vez falta menos para decir adiós a la facturación en papel. Aunque los autónomos que prestan servicios a particulares (mecánicos, pintores, fontaneros) podrán seguir emitiendo este tipo de facturas, para el resto de profesionales y en especial para las PYMES se termina el periodo de transición establecido en la Ley Crea y Crece.
¿Qué es la factura electrónica?
Como indica el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, la factura electrónica es un documento que confirma una transacción, venta o prestación de servicios y forma parte de los registros contables de la empresa. Su validez es idéntica a la de las facturas en papel con la salvedad de que se emite y se recibe en formato electrónico.
¿Quiénes están obligados a presentar factura electrónica?
Desde hace más de una década, la Unión Europea está impulsando medidas para que los Estados miembros implementen la facturación electrónica. En España es obligatoria desde el año 2015 para empresas que prestan servicios a la Administración pública por importes superiores a los 5.000 euros.
La reciente Ley Crea y Crece del 28 de diciembre de 2022 extendió esta obligación al sector privado. Así en su artículo 12 establece: “Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
El objetivo principal de esta medida es luchar contra la morosidad y el fraude fiscal, aunque las empresas que ya han adoptado este sistema de facturación dan fe de otras ventajas como ciclos de tramitación más cortos, reducción del consumo de papel y un mejor servicio al cliente.
¿Cuándo entró en vigor la facturación electrónica?
- Las empresas que facturan más de 8 millones de euros están obligadas a emitir facturas electrónicas desde 2023.
- Las empresas y autónomos que facturan menos de 8 millones de euros deben cambiar de sistema para finales de 2025.
- Para 2027 será obligatorio que los autónomos informen a la Agencia Tributaria del estado en el que se encuentran sus facturas.
Garantías de la factura electrónica
Para que una factura electrónica sea válida debe cumplir una serie de requisitos:
- Debe ser legible por el emisor, el receptor y las autoridades fiscales. La legibilidad depende del programa informático en el que se emite. Debe ser un software homologado por la Agencia Tributaria.
- Debe garantizar la autenticidad del emisor, ya sea mediante firma electrónica o intercambio electrónico de datos EDI.
- Debe asegurar que su contenido no ha sido modificado. Para probar la integridad del documento llevará un código alfanumérico identificativo o código QR y la frase: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VeriFactu”.
Tipos de factura electrónica
Las facturas electrónicas pueden ser de dos tipos:
- De formato estructurado: son generadas automáticamente por el sistema de facturación electrónica del emisor y no requieren ninguna acción manual. Un buen ejemplo son las facturas emitidas con Facturae que la Administración pública recibe y registra de manera automática. Algunos formatos estructurados conocidos son XML, EDIFACT, .XLS
- De formato no estructurado: se presentan como imágenes. Por ejemplo, para escanear digitalmente los .PDF se utiliza un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
¿Qué deben tomar en cuenta las empresas a la hora de elegir un sistema de facturación electrónica?
La factura electrónica es un paso esencial para la transformación digital de las PYMES, pero es necesario evaluar bien las opciones y elegir la solución tecnológica adecuada. No todos los proveedores de sistemas de facturación electrónica se integrarán con el ERP de tu negocio.
Uno de los software más versátiles y escalables del mercado es InnoQubit.
InnoQubit permite hacer una gestión eficiente y sostenible de tus facturas. Algunas de sus ventajas destacadas son las siguientes:
- Permite el envío y recepción de facturas electrónicas con los portales de las Administraciones Públicas españolas y las Haciendas Forales vascas, ya que es un software certificado por la Administración General del Estado (FACEe) y cumple con todos los requisitos y especificaciones técnicas.
- Se integra sin problemas con cualquier ERPde gestión empresarial gracias a su API.
- Es una solución flexible y escalable que se adapta al tamaño y necesidades de diferentes empresas.
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- El soporte está incluido en el precio.
Si tienes alguna duda sobre el funcionamiento del sistema de facturación electrónica de InnoQubit o quieres pedir un presupuesto a medida, puedes hacerlo desde el apartado de contacto de la web o escribir un correo electrónico a info@innoqubit.com.