Con la llegada del verano y el habitual reparto de turnos para cubrir las vacaciones, muchas empresas se enfrentan al mismo dilema: ¿cómo asegurar la continuidad operativa cuando el equipo no está al completo?
La respuesta está en la digitalización documental. Según OpenKM, compañía especializada en gestión documental, las organizaciones que automatizan sus flujos de trabajo y digitalizan sus procesos críticos pueden reducir hasta un 40% el tiempo dedicado a tareas administrativas y evitar cuellos de botella durante los meses estivales.
“La digitalización no es solo una cuestión de eficiencia, es también una herramienta para cuidar del bienestar del equipo. Automatizar aprobaciones, firmas o circuitos de validación permite a los responsables desconectar de verdad durante sus vacaciones, sabiendo que los procesos siguen avanzando sin su intervención directa”, afirma Gaspar Palmer, CEO de OpenKM.
Entre los procesos que más se benefician de la digitalización están la aprobación de facturas, la renovación de contratos, la firma electrónica de documentos, la gestión de proveedores o la organización de documentación legal y fiscal. Gracias a la automatización de estos flujos, muchas de las tareas que antes requerían la intervención presencial de varios departamentos pueden realizarse hoy de forma ágil, segura y totalmente remota.
EL PRECIO DE NO DIGITALIZARSE EN VERANO
En periodos como el verano, cuando la mitad del equipo está ausente y muchas decisiones se postergan, no contar con una plataforma digital puede traducirse en importantes pérdidas económicas. Según datos del IDC y AIIM, las empresas que aún trabajan con procesos manuales pueden perder hasta un 20% de sus ingresos potenciales en esta época por falta de agilidad en la toma de decisiones, retrasos en el cierre de contratos o en la gestión de cobros.
Además, el 25% de las facturas se pagan con retraso entre julio y septiembre debido a que quedan pendientes de aprobación durante las vacaciones. Esta ralentización del flujo de caja impacta especialmente a pymes y proveedores con menos músculo financiero.
“Hoy es perfectamente viable mantener la actividad empresarial desde cualquier lugar del mundo. Pero para que eso ocurra, es fundamental contar con una plataforma que estructure los documentos, automatice tareas repetitivas y garantice la seguridad de la información”, concluye Gaspar Palmer.